Gestion de courrier – Explication

Il y a quelques temps, une entreprise m’as contacté pour faire un module supplémentaire dans leur solution logiciel, il fallait faire un module de gestion de courrier.

La solution logicielle en question à été développé sur Access. Les courriers en question étaient des injonctions de payer. Il y avait donc trois types d’injonction de payer à gérer :

  • Les factures non réglées
  • Les relances
  • Les factures en retard de paiement

Dans la partie Access, il y avait 3 sujets à développer :

  • 3 requêtes, une pour les factures non réglées, une autre pour les factures en retard de paiement et une pour les factures à relancer.
  • Création des menus et de la navigation
  • Mise en action des requêtes à l’aide de bouton de commande et également le bouton de commande permettant le transfert de donnée de Access vers un fichier Excel.

Dans la partie Excel, nous avons donc un nouveau document qui s’est créé avec différentes données pour faciliter l’expérience utilisateur, nous avons donc ajouter les boutons de commande suivants :

  • Fermer
  • Client
  • RESET Client

Et une colonne « CLIENT », afin de savoir à qui la dette est du.

Evidemment, les boutons « Fermer », « Client » et « RESET Client » sont gérer par des programmes VBA.

Le but étant de construire un document Word afin de faire un publipostage. Donc les données essentielles étaient :

  • Code Référence du dossier
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Principal
  • Frais de dossier
  • Art 700 CC
  • Frais de traitement
  • Intérêt Légaux
  • A qui on doit cette somme ? (Client)
  • Date des analyses
  • Total des sommes dues

Il fallait donc maintenant s’attaquer au nœud du problème, en effet pour répondre à la problématique, il faut distinguer deux cas bien précis :

  • Les factures uniques
  • Les factures multiples

J’entend par facture unique, un débiteur qui a qu’une facture et par facture multiple un débiteur qui a plusieurs factures, évidemment ceci implique deux publipostages dans chaque cas, en tout il y en a 6 pour le système complet. Mais dans ce résumé, nous en traitons que deux car ensuite il n’y a que des paramètres qui changent.

Nous avons ensuite créé un nouvel onglet s’appelant « Publipostage Unique » et créer les quatre boutons de commande suivants :

  • Fonction Copier – Coller
  • RESET Tableaux
  • Filtre Publipostage
  • Publipostage

Toutes ces commandes permettent de sélectionner les factures qui correspondent à des factures Unique, elles ont bien sur été développé en VBA.

Par contre, la commande « Publipostage » permet d’appeler un fichier Word afin de faire le fameux publipostage. Pour le publipostage sous Word, j’intègre simplement les données suivantes dans mon documents Word :

  • Code Référence du dossier
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Principal
  • Frais de dossier
  • Art 700 CC
  • Frais de traitement
  • Intérêt Légaux
  • A qui on doit cette somme ? (Client)
  • Date des analyses
  • Total des sommes dues

Donc, si par exemple dans mon fichier Excel, j’ai 5 factures différentes avec des débiteurs différents, alors j’aurais 5 documents Word bien distinct grâce au publipostage.

Ensuite, nous nous sommes attaqués au problème des « factures multiples », nous avons donc crée un nouvel s’appelant « Publipostage Plusieurs » et crée dans un premier temps les 6 boutons de commandes suivants :

  • Fonction Copier – Coller
  • RESET Tableaux
  • Filtre Publipostage
  • Publipostage
  • Sélection (TRIER)
  • TRIER

Toutes ces commandes permettent de sélectionner les factures qui correspondent à des factures Multiple, elles ont bien sûr été développé en VBA.

Cependant, étant donné que nous avons plusieurs factures pour un même débiteur. Il a fallu créer un code pour identifier chaque débiteur, définir à quelle ligne du fichier Excel il se trouve et finalement recalculer toutes les factures de chaque débiteur pour obtenir une facture qui résument toutes les factures émises.

Pour pouvoir régler toutes ces questions, nous avons donc créer un nouvel onglet s’appelant « Creation code Personne », notre but est d’obtenir un code unique pour chaque personne. Notre base pour créer ce code sont les suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Code Postal
  • Ville

Nous avons donc créé six codes différents à partir de ces bases, et le code Personne correspond à la formule suivante :

Code Personne = Code1 & Code2 & Code3 & Code4 & Code5 & Code6

Ensuite nous avons créé les 4 boutons de commandes suivants dans l’onglet « Publipostage Plusieurs » :

  • RESET Facture & doublons & Code Personne
  • Définir le numéro de la ligne ?
  • Définir le Code Personne recherché ?
  • Transfert Code Personne

Tout ceci nous a permis de régler nos problématiques, et il nous restait plus qu’à programmer le recalcule des factures.

Nous avons donc demandé à notre client, son cas le plus extrême en termes de nombre de facture par client, il nous a répondu à l’époque 20. Nous avons donc programmé les cas de 2 factures à 20 factures pour un même débiteur.

Nous avons donc créé les 8 boutons de commandes suivants :

  • Calcul Frais Dossier & Envoi
  • Calcul Art 700
  • Calcul Frais de traitement
  • Calcul Intérêt Conventionnel
  • Calcul Total
  • Calcul ID – Facture
  • Calcul Date
  • Calcul Principal

Evidemment, les boutons de commandes sont gérés par des programmes VBA. Il nous restait plus qu’à revenir sur la commande « Publipostage », elle permet d’appeler un fichier Word afin de faire le fameux publipostage. Pour le publipostage sous Word, j’intègre simplement les données suivantes dans mon documents Word :

  • Code Référence du dossier
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Principal
  • Frais de dossier
  • Art 700 CC
  • Frais de traitement
  • Intérêt Légaux
  • A qui on doit cette somme ? (Client)
  • Date des analyses
  • Total des sommes dues

Merci de m’avoir lu jusqu’ici, j’ai essayé de vous expliquer rapidement le travail réaliser lors de ce projet. J’ai choisi de vous expliquer ce projet car il présente bien mes compétences et ma polyvalence sur les logiciels :

  • Access
  • Excel
  • Word

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